Rotinas Básicas do Frente de Loja

Introdução

Este manual foi criado para auxiliar operadores de caixa e supervisores (gerentes), com as rotinas diárias do sistema Frente de Loja.

Orientações Gerais

  • O sistema possui atalhos no teclado. Os atalhos estarão descritos nos botões de acesso, conforme imagem abaixo:
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Important

Sempre consulte esse manual antes de abrir um chamado para equipe do IATec.

Note

O manual está separado em tópicos que fazem parte da rotina de utilização do sistema.

Como Criar usuário no ACS.net

1) Criar usuário no ACS.net para operar sistema Frente de Loja.

I ) O gerente deverá acessar o sistema ACS.net.

II ) Acessar:

Menu > Frente de Loja > usuários.

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III ) clicar no botão Novo.

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A ) Inserir o nome da pessoa;

B ) Escolher um login;

C ) Inserir uma senha e repetir no campo ao lado;

D ) Escolher uma data de expiração do acesso do uusário;

E ) Selecione o tipo de usuário:

  • caixa: deve ser atribuído para os operadores de caixa.
  • Supervisor de Caixa: de ser atribuído para o gerente ou responsável pela equipe de operadores de caixa.
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Note

Esse cadastro serve apenas para acesso ao sistema Frente de Loja.

Como Instalar o Sistema

2) Instalação do Sistema.

I ) Entrar em contato com a equipe do suporte do IATec através do e-mail, solicitando a instalação do sistema Frente de Loja do ACS.net.

A ) Enviar o link do Zoom (para o acesso remoto) para instalar o sistema;

B ) No título do e-mail inserir o código e o nome da entidade no sistema ACS.net;

C ) Descreva a solicitação.

II ) Após a instalação do sistema o suporte do IATec irá inserir a chave de instalação, encontrada na tela de “Configuração Estabelecimento”.

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III ) Clicar em registrar, aguarde o sistema sincronizar com o ACS.net e após clicar em reiniciar.

Como Acessar o Sistema

3) Acessar o sistema Frente de loja.

I ) Clique no atalho do sistema na área de trabalho.

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II ) O sistema busca atualizações e efetua sincronização toda vez que é acessado.

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III ) Inserir usuário e senha, conforme cadastrado para o Frente de loja.

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Como Promover máquina para ser Caixa.

4) Promover máquina para ser Caixa.

I ) Após instalar e efetuar o login no sistema, será necessário promover a máquina para Caixa, pois o sistema pode ser instalado para consultas e Pré-venda.

II ) O usuário com perfil de “Supervisor de Caixa” deverá promover a máquina para Caixa, clicando no menu do lado esquerdo da tela. Caminho:

Suporte > Promover à Caixa

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A ) Clicar em confirme para promover.

B ) Caso a máquina já esteja promovida o sistema, comunicará com uma mensagem de alerta.

Como Realizar abertura do Caixa

5 ) Abertura de Caixa

Note

A venda só será liberada após a abertura do caixa.

Note

O processo de abertura e fechamento de caixa serve para o gerenciamento dos recebidos.

Note

O caixa poderá ser aberto pelo usuário com perfil de “Supervisor de Caixa” ou pelo próprio operador “Caixa”.

I ) Com o usuário “Supervisor de Caixa”:

Caminho:

Gerencial > Abertura de Caixa

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A ) O sistema irá abrir uma tela de consulta de caixas abertos, podendo ser utilizada para consulta.

B ) Clique no atalho em seu teclado F9 ou no botão em tela Novo.

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C ) Inserir os seguintes dados, conforme imagem:

  • Caixa (selecione o nome da máquina que o usuário irá trabalhar);
  • Operador de Caixa (selecione o nome do operador do caixa);
  • Valor de Abertura (Insira o valor que irá servir como troco);
  • Após a seleção do usuário o sistema irá inserir automaticamente o Login do operador;
  • O operador deverá inserir a senha confirmando o valor recebido para abertura do caixa;
  • Clique no atalho F9 ou no botão Abrir em tela.;
  • Após esses passos o usuário poderá acessar o sistema com seu usuário e senha e começar a vender.
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II ) Com o usuário “Caixa”:

Caminho:

Frente de Loja > Abertura de Caixa

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Note

O sistema irá abrir direto a tela para abertura do caixa.

A ) Insira o valor de abertura de caixa

B ) O “Supervisor de Caixa” deverá inserir seu usuário e senha, confirmando a abertura do caixa.

C ) Clique no atalho F9 ou no botão Abrir em tela

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Como realizar vendas (emissão de NFC-e)

6 ) Realizar vendas:

Caminho:

Frente de Loja > Venda

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I ) O sistema abrirá a tela de venda, conforme imagem abaixo.

III ) Após inserir a informação do produto o sistema irá inserir o produto automaticamente na nota ou apresentará opções diferentes, conforme descrito abaixo:

A ) Se o produto estiver com saldo em dois estoques diferentes e os estoques estiverem atribuídos no cadastro da máquina, o sistema irá mostrar duas opções para o caixa escolher, conforme imagem abaixo:

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B ) Se o produto estiver cadastrado em duas tabelas de preços e as tabelas estiverem marcadas para o Frente de Loja, o sistema também irá mostrar mais de uma opção para o caixa escolher.

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IV ) e) Recomendamos que sempre utilize o código de barras para inserir o produto corretamente na nota.

V ) Utilize os atalhos da parte de baixo da tela para facilitar o atendimento ao cliente.

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VI ) Identificar

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A ) Serve para identificar o cliente através do CPF

B ) Pode ser inserido também o nome e e-mail do cliente. A nota emitida é enviada para o e-mail do cliente identificado

C ) Ao finalizar a venda o sistema irá perguntar se deseja identificar o cliente.

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VII ) Excluir Item

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A ) Quando a nota está com mais de um item o sistema permite que o usuário exclua um ou mais item.

B ) Após abrir a tela da “Excluir Item”, selecione o produto que deseja excluir e aperte enter em seu teclado ou efetue duplo clique em cima do produto com o mouse.

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VIII ) Pesquisar produto

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A ) Para efetuar a pesquisa do preço do produto utilize esse atalho.

Important

Evitar efetuar a pesquisa no campo produto na tela principal, pois o sistema poderá inserir o produto automaticamente na nota.

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IIX ) Alterar quantidade

Clique no atalho F6 para inserir uma quantidade maior que um.

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IX ) Desconto no Item

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A ) Clique no atalho F7 para inserir o desconto em um ou mais itens específicos.

B ) O sistema irá abrir uma tela para selecionar o produto que será dado o desconto.

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C ) Selecionar o produto e clicar em “Enter” no teclado;

D ) Marcar o tipo de desconto (percentual% ou Reais R$);

E ) Inserir o valor referencial e em quantos itens será o desconto;

F ) Conferir o valor do lado direito da tela, e clicar em gravar.

G ) Inserir a senha do “Supervisor de Caixa” e clicar em gravar.

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X ) Pagamento “Pagar”

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A ) Clique no atalho F3 para abrir a tela de pagamento

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XI ) Na tela de pagamento pode ser inserido um desconto geral na nota, diferente do desconto no item.

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A ) Apertar Ctrl+D ou selecionar a opção desconto na parte superior da tela de pagamento;

B ) Marque o tipo de desconto (percentual% ou Reais R$);

C ) Inserir o valor referencial e em quantos itens será o desconto;

D ) Conferir o valor do lado direito da tela, e clique em gravar;

E ) Inserir a senha do “Supervisor de Caixa”, e clique em gravar.

XII ) Selecionar a Forma de Pagamento

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A ) Dinheiro:

  • Se todo o pagamento for em Dinheiro, selecionar a forma 00 e clicar em gravar.
  • Se a quantidade de Dinheiro entregue pelo cliente for maior que o valor a ser pago, o sistema irá mostrar em tela o valor do troco.

Note

No exemplo da imagem abaixo foi colocado o valor de R$ 50,00 no campo Valor do Pagamento e foi clicado em gravar, em seguida o sistema mostrou o valor do troco.

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B ) Cartão de Débito e Cartão de Crédito:

  • Ao selecionar uma das duas formas de pagamento com cartão, o sistema irá abrir uma tela para o preenchimento das seguintes informações:
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  • Rede Operadora (Empresa responsável por receber e repassar o pagamento: Cielo, Rede etc);
  • Bandeira (Bandeira impressa no cartão: Visa, Mastercard, Amex etc);
  • Autorização NSU (Código autorização do pagamento impresso pela maquineta de cartão);
  • Quatro Últimos Dígitos (Inserir os quatro últimos dígitos do cartão de crédito, também impresso no comprovante de pagamento do cartão);
  • Essas informações servem para facilitar a busca e controle dos pagamentos.
  • Os usuários de TEF o sistema abrirá a tela de comunicação com a empresa fornecedora do serviço (A implementação do serviço ainda está em homologação).

C ) Cheque Parcelado Loja:

  • Selecionar a forma de pagamento 08 e inserir as informações da quantidade de parcela, intervalo de dias entre as parcelas e a data do primeiro vencimento.
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D ) Débito Folha Funcionário:

  • Selecionar a forma de pagamento 10 e inserir as informações da quantidade de parcela, intervalo de dias entre as parcelas e a data do primeiro vencimento.
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  • O sistema abrirá uma tela para busca do funcionário, inserir o nome ou CPF e selecione o funcionário.
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E ) C/C Departamento:

  • Selecionar a forma de pagamento 11, clique em gravar.

** Selecione o departamento que será debitado o valor e clique em confirmar.

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F ) Depósito C/C:

  • A forma de pagamento 15 “Depósito em Conta Corrente” funciona igual a forma de pagamento Dinheiro.

Important

Recomendamos que selecione a forma correta de pagamento, pois as informações são enviadas no xml da nota e no SPED para o Fisco. As informações são cruzadas com as informações do comprador e empresas de cartão.

XIII ) Após inserir o pagamento clicar em F12 ou no botão em tela para fechar a nota e aguardar a emissão da NFC-e

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Note

A qualquer momento durante a emissão da nota o usuário poderá cancelar a venda.

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Como realizar Pré-Venda

7 ) Pré-Venda

I ) A pré-venda é uma ferramenta que pode auxiliar os vendedores da loja na emissão de um pedido para o cliente antes de ir para o caixa.

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II ) Quando o cliente chegar no caixa, o operador clicará no atalho F8 para consultar a pré-venda e emitir a NFC-e.

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III ) A tela de emissão da pré-venda é muito parecida com a tela de venda do sistema, ocorrendo algumas pequenas modificações.

A ) O usuário que estiver preenchendo a pré-venda deve inserir o CPF e nome do cliente, para facilitar o operador do caixa na hora da emissão da NFC-e.

B ) A forma de pagamento e descontos também deve ser inserida previamente, pois o caixa só emitirá a venda.

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Como consultar preço

8 ) Consulta de preços

I ) O sistema possui a aba no menu para consulta de preço dos produtos.

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II ) Na tela de consulta de preço o usuário terá a lista de todos os produtos e suas respectivas tabelas, lembrando que o sistema pode mostrar mais de um resultado para o mesmo produto se ele estiver e mais de uma tabela.

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Administrativo Documentos Fiscais

9) Administrativo Documentos Fiscais

I ) Na tela Administrativo Dos. Fiscais, pode consultar e executar ações relacionadas as NFC-e emitidas.

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II ) É possível filtrar por data os documentos emitidos pelo caixa.

A ) Inserir a data inicial e final que deseja pesquisar e clique na lupa em azul.

B ) O sistema irá mostrar em listas as notas emitidas no período consultado.

III ) Na parta de baixo da tela é possível verificar alguns botões que apresentam as seguintes funcionalidades:

A ) Status:

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  • Serve para verificar o Status do serviço de emissão de NFC-e na SEFAZ de seu estado.
  • Se o serviço estiver normal o sistema irá apresentar a mensagem da imagem abaixo:
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  • Quando o serviço não estiver em operação as notas poderão ser emitidas Off-Line.

Attention

Quando o serviço da SEFAZ estiver fora do ar, solicite ao suporte do IATec a habilitação da emissão Off-Line das NFC-e. O serviço não está disponível para o estado de São Paulo.

B ) Autorizar NFC-e

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C ) Cancelar

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  • Esse botão serve para cancelar a emissão de uma nota já emitida.
  • Para o botão ser habilitado, é necessário selecionar antes o documento que será cancelado.
  • Clicar em cancelar ou utilizar a tecla F3 de seu teclado e o sistema abrirá a tela da imagem abaixo.
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  • Inserir uma justificativa para o cancelamento da nota.
  • Inserir o usuário e senha do Supervisor de Caixa e clique em confirmar.

Attention

O tempo para cancelamento das notas variam de acordo com a SEFAZ de cada estado. Recomendamos que os cancelamentos sejam feitos em até 30min após a emissão. Do contrário efetuem a devolução da nota.

D ) Visualizar

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Esse botão serve para visualizar em tela o documento que foi impresso após a emissão.

E ) Imprimir

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Esse botão serve para reimprimir o documento fiscal que já foi emitido.

F ) E-mail

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  • Esse botão serve para enviar o xml e arquivo PDF da NFC-e para algum e-mail.
  • O sistema abrirá uma tela, deve ser inserido o e-mail já com os documentos anexados e um texto padrão a ser enviado para o cliente.
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Como realizar Suprimento de Caixa e Sangria de Caixa

10 ) Suprimento de Caixa e Sangria de caixa

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I ) A tela de Suprimento de Caixa serve para suprir o caixa com mais recurso para troco.

A ) Insira o valor a ser acrescentado no caixa e o Supervisor de Caixa deve inserir seu usuário e senha para autorizar a transação.

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II ) A tela de Sangria de Caixa serve para retirar os recebidos pelo caixa, com a finalidade de acerto parcial.

A ) Insira os valores em seus respectivos campos e o Supervisor de Caixa deve inserir seu usuário e senha para autorizar a transação

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Conferência Movimentações de Notas

Important

É necessário realizar essa verificação diariamente antes de fechar o caixa.

1) Rodar o sincronismo através do menu Suporte, clicando em sincronizar ou utilizar o atalho do teclado CTRL+F5;

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2) Pesquisar a ultima nota emitida no Frente de Loja utilizando a opção Administrativo Docs. Fiscais;

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3) Verificar se a nota está sincronizada com ACS.net e se está com o status Autorizado, acessando a opção Nota Fiscal > Consumidor Final.

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4) Caso a nota não esteja disponível na Consulta de Consumidor Final, verificar na opção Frente de Loja > Movimentar Estoque se existem notas pendentes que estejam travando a sincronização, nessa tela irá apresentar as notas que foram emitidas e houveram algum problema de movimentação de estoque e que precisam ser corrigidas.

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Como fechar o Caixa

11) Fechamento de Caixa

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I ) A tela de fechamento de caixa, serve para o operador inserir os valores recebidos no dia em seus devidos campos.

II ) O sistema não apresenta para o operador de caixa os saldos dos valores recebidos, pois o fechamento de caixa disponível para o operador só serve para inserir os valores reais existentes no caixa.

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III ) O fechamento final do caixa é feito em tela específica, encontrada no menu gerencial pelo Supervisor de Caixa com o nome “Acerto de Caixa”.

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A ) Na tela de acerto de caixa, o Supervisor de Caixa deve efetuar o acerto final do movimento diário, conferindo os valores, podendo editar e inserir suas observações.

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Posição de Venda

12 Posição de Venda

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I ) No menu gerencial o sistema mostra uma tela com a posição de venda, podendo ser filtrada por operador de caixa, grupo de produto e data, conforme tela abaixo:

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Como Finalizar Loja

13) Finalizar Loja

I ) No menu Suporte, o sistema apresenta a opção Finalizar Loja, essa opção serve para encerrar a utilização do sistema na máquina em questão. Para funcionar todos os movimentos diários de caixa da máquina em questão devem estar fechados.

II ) Após Finalizar Loja o sistema poderá ser reconfigurado para utilização em outra entidade ou evento.

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Como Sincronizar

14) Sincronizar

I ) Toda vez que o sistema é acessado ou fechado, é disparado automaticamente uma sincronização dos documentos para o ACS.net.

II ) O sistema também executa sincronização automática a cada minuto.

III ) O usuário poderá também forçar uma sincronização através do menu Suporte clicando em sincronizar ou utilizar o atalho do teclado Ctrl+F5.

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Como Configurar Impressora

Para configurar uma impressora, seguir os passos abaixo.

1 Após a atualização do sistema frente de loja, ele mostrará na parte inferior esquerda da tela o botão com o nome: “Definir o nome da Impressora”.

2 Clicando no Botão “Definir o nome da Impressora” o sistema abrirá uma tela para que seja inserido o nome da impressora que o caixa deseja realizar a impressão. (Os nomes das impressoras disponíveis para o caixa serão encontrados pesquisando por “impressoras” no menu iniciar do computador conforme ilustrado na imagem 2).

3 Inserir o nome da impressora e clicar em “confirmar”. Em seguida o caixa estará pronto para realizar as impressões nessa impressora:

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